申請したのに連絡がない・・・

長崎を中心に活動している行政書士のかきたです。

少し前ですが、ある行政機関への申請手続きで生じた出来事です。

こういうこともあるんだという参考事例としてご覧ください。

標準処理期間は2週間

標準的な処理期間として決定まで2週間程度とされている手続きです。

10日ほど経過した際に、こちらに不備がなかったかどうかと進捗を確認するため電話をしましたが、決済が下りるのを待っているとのことでしたので、あと数日かなと甘く考えていました。

で、申請から2週間が経過したのですが連絡がありません。

私だけの問題ならいいのですが、当事務所へのご依頼主様も結果を待っています。

なので、こちらから確認の電話をしてみました。

電話でのやり取り

担当の方は不在でしたが確認をしていただくと、まだ「決裁中」で戻ってきていないとのことでした。

いつ頃になるか聞いてみますが、はっきりしません。

2日後、再度連絡をしますが担当者不在とのこと。

状況を説明すると、「折り返し連絡させます」とのことでしたが、翌日になっても連絡がありません。

再度こちらから電話します。

聞くと担当の方はケガ？のため、しばらくの間お休みとのこと。（折り返しっていつ電話させるつもりだったの？）

電話に出たのは、昨日お話した方と違っていたので、再度状況を説明します。

そして決まり文句「確認してから連絡します」とのことで、次の日の午前中まではおとなしく待っていましたが・・・

連絡なし！！！

黙って待っても進まないパターン

すでに3週間、ご依頼主は「まだ待てるから大丈夫ですよ～」と言ってくださるのですが・・・・

私自身、前職で長く役所にいて職場内外で生じる様々な事例を見たり聞いたり体験したりしてきたので状況が想像できてしまいます。

（これ、ほっとくとヤバイパターン・・・・）

てことで、嫌われ者になる覚悟で状況確認の電話をかけまくります。

コッチが急かさないと駄目なパターンです。

やっと決済へ？

そうしているうちに、ようやく「自分が休んでいる担当に代わって対応します」といってくれる方が現れました。

やり取りの中で、申し訳なさそうに「もう一度申請内容の方を確認させてください」とお願いされたため、一から申請の目的、内容等について説明をしました。

ここで確信しました。

提出した申請書は、お休みされている担当者様の机で未処理のまま眠っていたのは確実だと思われます。

「決裁中」なんて回答もありましたが、それも違うでしょう。

私が一通りの説明を終えた後、「急ぎで処理します」とのことでしたが、おそらくここから決裁者へ書類が回ったと思われます。

実際、この翌日に許可の連絡がありました。

結局、申請から許可まで1ヶ月ほどかかってしまいましたが、ご依頼主様が余裕を持った予定を立てていてくれたため、何とかセーフでした。

レアケースだと思いたい

担当者の方が不在だというのは仕方がないと思います。

ただ申請から10日程度経過した段階で「決裁が下りるのを待っている」と答えたのは何だったのでしょうか。

また、しばらくの間お休みするというのに、責任をもってバックアップをする方が中々現れなかったのもどうかと思います。（忙しいのに人の仕事まで・・・という気持ちは理解できるのですが）

今回は大丈夫だったのですが、申請者にとって許可が間に合うかどうかが非常に重要な場面もあります。

特に理由がない場合、標準処理期間を守った事務処理をお願いしたいものです。

最後に誤解のないように申し上げますが、行政機関の多くの方は迅速で丁寧な対応をしてくださっています。

ほとんどの場合は、標準処理期間より早く処理をしていただいています。

今回はたまたま色々な条件が重なってこういう結果になってしまったのだろうと思うことにします。